Mitarbeiterberechtigungen

Wenn dein Team wächst, ist es essenziell, den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten und kritische Funktionen in Billbee präzise zu steuern. In diesem Artikel erfährst du, wie du individuelle Benutzerrollen und detaillierte Berechtigungen für deine Mitarbeiter:innen einrichtest. So stellst du sicher, dass jeder im Team nur die Funktionen nutzen kann, die er für seine tägliche Arbeit benötigt – das erhöht die Sicherheit und die Effizienz deiner Prozesse.

Steuerberater

Damit die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro reibungslos läuft, braucht dieses einen direkten Draht zu deinen Daten. Eine gezielte Rechteverwaltung stellt sicher, dass alle relevanten Belege und Buchungsexporte für den Jahresabschluss jederzeit griffbereit sind. So behältst du die volle Kontrolle über deine Daten, während dein Steuerbüro autark arbeiten kann. Um diesen Zugriff zu ermöglichen, sind folgende Rechte nötig:

• Auftrag - Datenexport
• Berichte - Umsatzberichte
• Einstellungen - Sonstiges

Buchhaltung

Ein sicheres Finanzwesen beginnt mit der richtigen Rechteverwaltung. Diese sorgt dafür, dass deine Buchhaltung effizient arbeiten kann. So liegt der Fokus gezielt auf der Rechnungslegung, dem Zahlungsabgleich und den Exporten für das Steuerbüro. Damit dein Team Zugriff auf alle nötigen Daten hat, sind folgende Rechte erforderlich:

• Auftrag - Datenexport
• Berichte - Umsatzberichte
• Kunden - bearbeiten
• Kunden - Liste anzeigen
• Zahlungsabgleich - Ausführen
• Zahlungsabgleich - Konten
• Zahlungseingänge

Versandmitarbeiter

Ein reibungsloser Ablauf im Lager ist das Herzstück deines Business. Mit der richtigen Rechteverwaltung stellst du sicher, dass deine Versandmitarbeiter:innen schnell und fehlerfrei arbeiten können – vom Picken und Packen bis zum Druck der Versandlabels. So hat dein Team Zugriff auf alle notwendigen Bestelldaten, während sensible Unternehmenszahlen geschützt bleiben. Für einen effizienten Workflow im Versand solltest du folgende Rechte vergeben:

• Auftrag - Etiketten erstellen
• Auftrag - Lieferschein erstellen
• Auftrag - Versenden
• Berichte - Auftragsliste
• Berichte - Pickliste
• Kunden - bearbeiten
• Kunden - Liste anzeigen

Die Rechte in Bezug auf deine Kund:innen können nötig sein, damit ggf. fehlerhafte Lieferadressen direkt korrigiert werden können.

Kundensupport

Im Kundensupport gehen täglich Mails und Anrufe ein mit Fragen und Wünschen zu Bestellungen. Damit diese sauber in Billbee bearbeitet werden können, ist es notwendig, Bestellungen aufrufen zu können, Bestelldaten zu ändern, sowie Auftragsdokumente / Mails zu versenden. Dafür werden folgende Rechte benötigt:

• Auftrag bearbeiten
• Auftrag - Wiederherstellen
• Kunden - Bearbeiten
• Kunden - Liste anzeigen

Sonderfälle

Es kann vorkommen, dass manche Aktionen für einen Mitarbeiteraccount spezielle Berechtigungen benötigen, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind:

Testmail aus Benachrichtigungstexten versenden

Hier benötigt der Mitarbeiteraccount die Berechtigung:

• "Einstellungen - Mitarbeiter"

Regeln anlegen und bearbeiten

Um mit einem Mitarbeiteraccount Regeln anlegen und bearbeiten zu können, benötigt der Account die Berechtigungen:  

• "Einstellungen - Sonstiges"
• "Zahlungsabgleich - Konten"

Auftrag einem anderen Shop zuweisen

In der Bestellübersicht findest du in der oberen Menüleiste den Punkt "Mehr" und darunter 'Einem anderen Shop zuweisen'. Mit dieser Funktion hast du die Möglichkeit, einem Auftrag, welcher einer bestimmten Shopanbindung zugewiesen ist, eine andere Shopanbindung zuzuweisen. Dies geht ebenfalls mit Aufträgen, welche "Ohne Shopanbindung" angelegt wurden und nachträglich einer Shopanbindung zugewiesen werden sollen.

Damit ein Mitarbeiteraccount diese Funktion ausführen kann, benötigt dieser folgende Rechte:

• Auftrag - Bearbeiten
• Auftrag - Aufträge zusammenfassen

Billbee-API aktivieren und API-Passwort vergeben / ändern

Um über die Billbee-API auf einen Account zugreifen zu können, muss zuerst die Billbee-API aktiviert, sowie ein entsprechendes Passwort hinterlegt werden. Dafür sind folgende Rechte nötig:

• Einstellungen - Benutzerkonto
• Einstellungen - Sonstiges

Mit diesen Rechten kann ein Mitarbeiteraccount auf dein Benutzerkonto zugreifen und damit auch Zahlungs- /Rechnungsdaten einsehen. Bitte prüfe daher vorab, ob die Berechtigungen hierfür ggf. nur vorübergehend vergeben werden sollten.