Zalando Anbindung via Seller Partner

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Die Verbindung von deinem Zalando-Account an deinen Billbee-Account erfolgt in zwei Schritten: 

• Billbee mit Seller Partner verbinden 
• Zalando mit Seller Partner verbinden

Billbee mit Seller Partner verbinden

API Freigabe

Nachdem du dein Seller Partner-Konto erfolgreich erstellt hast, kannst du es mit Billbee verbinden, damit der Datenaustausch zwischen Billbee und Zalando stattfinden kann. Hierfür benötigt Seller Partner den API-Zugriff auf dein Billbee-Konto. Eine genaue Anleitung zur Einrichtung des API-Zugriffs findest du hier. Hast du deinen API Zugriff eingerichtet, kannst du dir in deinen Einstellungen / Billbee API ein API Passwort vergeben: 

Ist dein API Passwort erstellt und abgespeichert, kannst du zur Seller Partner Homepage wechseln, um dich dort mit deinen Billbee-Zugangsdaten anzumelden. Hierfür rufst du in Seller Partner "Firma" und anschließend "Billbee Zugangsdaten" auf, um deine Billbee-Informationen auszufüllen: 

• Billbee Benutzername: Der Benutzername aus deinem Billbee Benutzerkonto
• Billbee Passwort: Dein API Passwort bei Billbee 

Zalando Shopverbindung in Billbee einrichten

Um die Verbindung zwischen Billbee und Zalando optimal herzustellen, musst du im nächsten Schritt eine Shopverbindung in Billbee für deine Zalando-Bestellungen einrichten. Wenn du auf mehreren Zalando Marktplätzen (DE, FR, AT, etc.) tätig bist, empfehlen wir dir für jeden Marktplatz eine eigene Shopanbindung in Billbee einzurichten. Alternativ kannst du dir einen Shop für Partnerbestellungen – von dir bearbeitet und versandt – und einen weiteren für ZFS-Bestellungen – von Zalando versandt – erstellen. 

Für die Einrichtung einer neuen Shopverbindung bei Billbee, klickst du unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu":

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Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

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Standard Zahlart: Lege fest, ob bei Bestellungen aus dieser Shopverbindung eine bestimmte Zahlart hinterlegt werden soll.

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Vorgabe externe Bestellnummer: Hier kannst du einen Text festlegen, welcher später in den Bestelldetails im Feld "Externe Bestellnummer" angezeigt wird.

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PayPal als bezahlt markieren  / Zahldatum setzen: Hier kannst du einstellen, ob Bestellungen mit der Zahlart "PayPal" bereits als Bezahlt markiert werden sollen beim Einlesen der Bestellung. Außerdem kannst du mittels "Zahldatum" setzen festlegen, ob beim Einlesen der Bestellung das aktuelle Datum als Zahldatum gesetzt werden soll. Dabei würde die Bestellung dann ebenfalls den Status "Bezahlt" erhalten.

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Vorgabe Kundennummer: Solltest du diese Shopverbindung nur für Bestellungen eines einzelnen Kunden nutzen, kannst du hier die entsprechende Kundennummer hinterlegen.

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Bestell-E-Mails weiterleiten / Nicht-Bestell-E-Mails weiterleiten: Nutzt du die Shopverbindung um Bestellungen via Mail zu importieren kannst du hier einstellen, ob diese Mails ebenfalls an deine in Billbee hinterlegte Accountmailadresse weitergeleitet werden sollen.   

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Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten / Erzeugen von Rechnungen mit Billbee  verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus dieser Shopverbindung übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von dieser Verbindung übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus dieser Shopverbindung eingelesen wurden. Aktivierst du diese Option werden für alle Bestellungen, die über diese Shopverbindung eingelesen werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.  

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SMTP Server: Lege fest, ob Mails diese Shopverbindung betreffend von einem bestimmten smtp Server versendet werden sollen.

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Zahlung fällig nach X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über die Shopverbindung eingelesen werden.

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Versand aus: Lege hier optional das Land fest, aus dem der Versand erfolgt.

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Anonymisierung von Kundendaten: Wähle aus, ob du die Anonymisierung von Kundendaten aktivieren möchtest. Aktivierst du diese Option öffnen sich zwei weitere Auswahlfelder in denen du entscheiden kannst wieviele Tage nach dem Einlesen der Bestellung die Kundendaten anonymisiert werden sollen und ob bei der Anonymisierung ein Statuswechsel erfolgen soll.

Deine manuell angelegte Zalando Shopverbindung wird dir nun unter deinen Shopverbindungen angezeigt. Der nächste Schritt ist dann die Übermittlung deiner Zalando Shop ID an Seller Partner. Diese findest du, indem du in deinen Shopverbindungen die Zalando Shopverbindung über den "Stift-Button" aufrufst. Die Shop ID wird dann oben rechts mit dem Label "Interne Shop-ID" angezeigt: 

Nachdem du die Shop-ID bei Seller Partner eingetragen hast, wird die Verbindung zwischen Billbee und Seller Partner hergestellt. 

Regeln für korrekten Bestellimport

Damit später in der Anwendungsphase keine Fehler im Bestellimport entstehen, solltest du dir noch folgende Regeln einrichten: 

• Für Partnerbestellungen: Richte eine Regel ein, um das Versandprodukt beim Import einer Bestellung zuzuordnen. Wie du Versandprodukte automatisch festlegen kannst, erklären wir hier.
• Für Partnerbestellungen: Richte eine Regel ein, um eine Rechnung zu erstellen, wenn eine Bestellung mit dem Status "bezahlt" importiert wird. Die automatische Rechnungserzeugung beim Bestellimport ist notwendig, um die Rechnungserstellung in Seller Partner zu ermöglichen. Alle Geldwerte in den Rechnungen (inkl. Mehrwertsteuer) werden von Billbee übernommen, damit die Deckungsgleichheit gegeben ist. 
• Für ZFS-Bestellungen: Richte eine Regel ein, um eine Rechnung zu erstellen, wenn eine Bestellung mit dem Status "versendet" importiert wird.

Zalando mit Seller Partner verbinden

Um Zalando erfolgreich mit Seller Partner zu verbinden, musst du im wesentlichen drei Schritte durchlaufen: 

• Seller Partner als Technical Partner hinzufügen 
• Marktplätze hinzufügen
• Produktpreise festlegen 

Seller Partner als Technical Partner hinzufügen 

Damit Seller Partner die Zalando-API verwenden kann, muss Seller Partner als technischer Partner deinem Zalando-Konto hinzugefügt werden. Die Anmeldedaten werden dabei verschlüsselt gespeichert. Für das Hinzufügen von Seller Partner als Technical Partner, führe bitte folgende Schritte durch: 

1. Rufe diesen Einladungslink auf. Falls der API-Zugang noch nicht eingerichtet ist, findest du den Link auch in Seller Partner unter "mit Zalando verbinden".
2. Stelle bitte sicher, dass du deinen Merchant in der Dropdown-Liste ausgewählt hast. 
3. Zudem benötigt Seller Partner einige API-Berechtigungen (Relationship Permissions) von dir:

• Orders API: "Read All" und "Write All"
• Products API: "Read All" und "Write All"
• Profiles API: "Read All" und "Write All"
• Zalando Shipping Solutions API (ZSS): "Read All"

Hier kannst du anwählen, welche API Zugriffe gewährt werden sollen oder alternativ Zugriff auf alle APIs gestatten, damit Seller Partner lediglich das verwendet, was benötigt wird:

Nachdem du diese Einstellungen vorgenommen hast, nimmt Seller Partner die Einladung an und erstellt die erforderlichen API- Anmeldeinformationen. Dies erfolgt i.d.R. in 1-2 Stunden, max. jedoch innerhalb von 24 Stunden. Über die erfolgreiche Anmeldung wirst du aber in jedem Fall durch eine Bestätigungsmail benachrichtigt. Übrigens kannst du auch problemlos mehrere Technical Partner mit deinem Zalando- Konto verbinden.

Marktplätze in Seller Partner hinzufügen

In Seller Partner werden die verschiedenen Länder, in denen du verkaufst durch Marktplätze repräsentiert. Für jedes Land solltest du einen eigenen Zalando Marktplatz hinzufügen. Für das Hinzufügen eines Marktplatzes, musst du wie folgt vorgehen: 

1. Klicke auf "Marktplatz Zalando hinzufügen".
2. Wähle das gewünschte Land für deinen Marktplatz aus. Vordefinierte Felder werden danach automatisch gesetzt. 
3. Partner- und ZFS- Bestellungen können in verschiedene Billbee-Shops importiert werden. Entscheidest du dich bei beiden Bestellarten für denselben Shop, wiederhole einfach die Eingabe in jedem Feld. 
4. Gebe hier deine Marke ein. Das Feld "Marke" wird auf Rechnungen, Lieferscheinen und Retourenscheinen als Präfix zum Produktnamen verwendet, da von Zalando nur der Produktname selbst übermittelt wird. 
5. Bestimme den Zeitpunkt, ab dem Seller Partner die Bestellungen importieren soll.
6. Wähle die Option "aktiv" an und klicke auf "speichern". 

Im Anschluss erfolgt der Import der Produkte in den neuen Marktplatz. 

Preise festlegen 

Beim Hinzufügen eines Marktplatzes werden Produkte und Preise aus Billbee importiert. Sollten die Preise in Zalando und Billbee nicht deckungsgleich sein, kannst du die aktuellen Preise von Zalando importieren. Um die Preise aus Zalando zu importieren, nimm bitte folgende Einstellungen vor: 

1. Melde dich bei zDirect unter folgendem Link als Merchant Administrator an. 
2. Gehe zu "Articles" und rufe hier "Article Listing", sodann "Manage Prices" auf.
3. Klicke im Tab "Download price template" auf den "Download"- Button. 
4. Rufe "Zalando" in Seller Partner auf und wähle anschließend "Produkte" aus. 
5. Klicke auf "Preise importieren", wähle die heruntergeladene Datei aus und klicke auf "Absenden" (Stelle bitte sicher, dass die Option "Preise an Zalando übermitteln" deaktiviert ist). 

Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, werden alle Preise in Seller Partner aktualisiert. Es werden dabei keine Preise an Zalando übermittelt, sondern lediglich in Seller Partner entsprechend aktualisiert. 

Wichtig / zu Beachten 

Bestellungen importieren

Bestellungen werden durch Zalando stündlich importiert. Der Bestellstatus wird dabei von Seller Partner grundsätzlich nicht geändert (z.B. als "Storniert" markiert). Lediglich der Status "Versendet" wird von Seller Partner zu Billbee übertragen. 

Partnerbestellungen 

Als Partnerbestellung werden alle Bestellungen bezeichnet, die von dir direkt an die Endkund:innen versendet werden. Der Import dieser Bestellungen erfolgt immer dann, wenn sie versandbereit sind. Bei Billbee ist ihr Status "bezahlt". Beachte bitte, dass in zDirect möglicherweise mehr Bestellungen angezeigt werden als in Seller Partner. Auch diese zusätzlichen Bestellungen werden importiert, sobald sie versandbereit sind. Bei Bestellungen hingegen, die in zDirect nie versandfertig werden (z.B. stornierte/ nicht bezahlte Bestellungen), bleibt der Import aus. 

Sobald der Status einer Bestellung auf "versendet" gesetzt wird, markiert Seller Partner diese auf Zalando als "versandt" und übermittelt sowohl die Sendungsverfolgungsnummer als auch die Rücksendeetikettnnummer. 

ZFS-Bestellungen 

Bei ZFS- Bestellungen handelt es sich um Bestellungen, die durch Zalando Fulfillment Solutions versandt werden. ZFS- Bestellungen werden immer nach dem Versand durch Zalando importiert. Bei Billbee ist ihr Status "versendet". Beachte bitte, dass der Bestand bei Billbee beim Import von ZFS- Bestellungen nicht aktualisiert wird. 

Suffixe bei Bestellnummern  

Um Bestellungen als Partner- oder ZFS- Bestellungen zu kennzeichnen, fügt Seller Partner beim Bestellimport der Bestell- ID die Suffixe "P" (Partnerbestellungen) und "Z" (ZFS-Bestellungen) hinzu. In Billbee ist es möglich, Partner- und ZFS- Bestellung mit derselben Bestell- ID, aber unterschiedlichen Suffixen zu haben. Wenn ein:e Kund:in beispielsweise zwei Produkte kauft - eines direkt von dir und ein anderes von ZFS- hättest du zwei Bestellungen in Billbee mit folgenden IDs: 

• 123456P -> Partnerbestellung
• 123456Z -> ZSF- Bestellung 

So werden Bestellungen in Zalando dargestellt. 

Textfeld in Bestellungen    

Wenn du in Billbee eine "Eigene Notiz zu der Bestellung" hinzufügen möchtest, beachte bitte: Die ersten 36 Zeichen in diesem Textfeld sind für die Zalando-Bestell-ID reserviert und sollten deshalb nicht von dir verwendet werden.

Einstellung der Standardwährung  

Eine andere wichtige Einstellung, die du vornehmen solltest, ist die Setzung deiner Standardwährung in Billbee auf Euro, falls dies nicht schon der Fall ist. Rufe hierfür deine Grundlegende Einstellungen / Steuer & Währung in Billbee auf und stelle die Standardwährung ggf. auf Euro um. 

Bestellungen stornieren

Wenn du eine Bestellung nach dem Import in Billbee nicht versenden kannst, solltest du diese in Billbee als "storniert" markieren. Dadurch wird der Bestellstatus im Verkäuferportal aktualisiert und es findet keine weitere Verarbeitung statt. Beachte bitte, dass Partnerbestellungen nicht teilweise storniert werden können. Beispiel: Wenn du eine Bestellung mit zwei Produkten erhältst, aber nur eines davon versenden kannst, ist es nicht möglich nur das nicht verfügbare Produkt zu stornieren. Du müsstest hier die gesamte Bestellung stornieren. 

Versanddokumente

Die Versanddokumente müssen ausgedruckt und jedem Zalando- Paket beigefügt werden. Die Dokumente für Zalando Bestellungen kannst du direkt in Seller Partner erstellen. Weitere Details hierzu erfährst du bei Seller Partner im Hilfebereich. Die Generierung der Versanddokumente basiert dabei auf den Bestelldetails in Billbee. Wenn es zu Änderungen in den Bestelldaten in Billbee kommt (z.B. Korrektur der Adresse), kannst du die Versanddokumente dieser Bestellung neu erstellen. 

Support: Falls du noch Fragen oder Schwierigkeiten bei der Einrichtung hast, kannst du dich gerne via Mail an den Support von Seller Partner (support@sellerpartner.de) wenden oder in Seller Partners Hilfebereich vorbeischauen. 

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert WIRD. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.