Mahnungen versenden

Es gibt bei Billbee keine direkte Möglichkeit, um eine Mahnung für einen Kunden zu erzeugen, wie du es für z.B. die Rechnungserstellung kennst. Mit einem kleinen Trick kannst du dennoch Mahnungen an deine Kunden versenden.

In diesem Artikel

Mahnung als Benachrichtigungstext versenden

Das Versenden einer Mahnung ohne speziell dafür ein Mahnungslayout anlegen zu können, lösen wir über einen Benachrichtigungstext und den automatischen Versand dieses Benachrichtigungstextes per E-Mail bei einem Statuswechsel.

Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst du einen neuen Benachrichtigungstext als Mahnung erstellen. In diesem Benachrichtigungstext kannst du mit Platzhaltern arbeiten, sodass du alle für die Mahnung relevanten Daten zu der entsprechenden Bestellung automatisch einfügen lassen kannst. Über den Button "Neu" kannst du einen neuen Benachrichtigungstext anlegen. Hier ist ein Beispieltext, wie eine 1. Mahnung aussehen könnte:

Sehr geehrte/r {BuyerName},

leider konnten wir für die Bestellung mit der Bestellnummer {OrderRef} und der Rechnungsnummer {InvoiceNumber} vom {InvoiceDate} noch keinen Zahlungseingang bei uns verzeichnen.

Bitte überweisen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag von {TotalSum} bis spätestens {CurrentDate+10d} auf nachfolgendes Konto:

Beispielbank
IBAN: DE12 3456 7890 0000 1234 56
BLZ: 34567890

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen,
{ShopName}

In einer E-Mail sieht es dann wie folgt aus:

Sehr geehrte/r Max Mustermann,

leider konnten wir für die Bestellung mit der Bestellnummer 12345 und der Rechnungsnummer RN-1234567-2020 vom 01.01.20202 noch keinen Zahlungseingang bei uns verzeichnen.

Bitte überweisen Sie den noch offene Rechnungsbetrag von 24,99€ bis spätestens 15.02.2020 auf nachfolgendes Konto:

Beispielbank
IBAN: DE12 3456 7890 0000 1234 56
BLZ: 34567890

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen,
Beispielshop

Nachdem du den Benachrichtigungstext angelegt hast, kann du eine Regel anlegen, die diesen Benachrichtigungstext versendet, sobald die Bestellung den Status "1. Mahnung" erhält. Die Regel kannst du unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "Regeln" anlegen. Die Regel sieht dann wie folgt aus:

  • Auslöser: Auftragsstatus geändert (1. Mahnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden (Wähle den zuvor erstellten Benachrichtigungstext aus. Außerdem soll eine Blindkopie in unserem Beispiel an unseren Beispielmitarbeiter Max gesendet werden)

Nach dem gleichen Prinzip wie bei der 1. Mahnung funktioniert natürlich auch das Versenden der 2. Mahnung. Hierfür musst du einfach nur überall da, wo wir in unserem Beispiel "1. Mahnung" als Status gesetzt haben, den Status "2. Mahnung" setzen.

Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang versenden

Eine etwas komplexere Lösung für das Versenden von Zahlungserinnerungen ist das Versenden einer Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang. Eine ausführliche Anleitung, wie du die dazugehörigen Regeln anlegen kannst, findest du hier.

How To Video: Stornorechnungen und Mahnungen versenden

War dieser Artikel hilfreich? Vielen Dank für dein Feedback Bei der Übermittlung deines Feedback gab es Probleme, bitte probiere es erneut.