Mahnungen versenden

Es gibt bei Billbee keine direkte Möglichkeit, um eine Mahnung für deine Kund:innen zu erzeugen, wie du es für z. B. die Rechnungserstellung kennst. Mit einem kleinen Trick kannst du dennoch Mahnungen an deine Kund:innen versenden.

In diesem Artikel

Mahnung als Benachrichtigungstext versenden

Das Versenden einer Mahnung ohne speziell dafür ein Mahnungslayout anlegen zu können, lösen wir über einen Benachrichtigungstext und den automatischen Versand dieses Benachrichtigungstextes per E-Mail bei einem Statuswechsel.

Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst du einen neuen Benachrichtigungstext als Mahnung erstellen. In diesem Benachrichtigungstext kannst du mit Platzhaltern arbeiten, sodass du alle für die Mahnung relevanten Daten zu der entsprechenden Bestellung automatisch einfügen lassen kannst. Über den Button "Neu" kannst du einen neuen Benachrichtigungstext anlegen. Hier ist ein Beispieltext, wie eine 1. Mahnung aussehen könnte:

Sehr geehrte/r {BuyerName},

leider konnten wir für die Bestellung mit der Bestellnummer {OrderRef} und der Rechnungsnummer {InvoiceNumber} vom {InvoiceDate} noch keinen Zahlungseingang bei uns verzeichnen.

Bitte überweisen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag von {TotalSum} bis spätestens {CurrentDate+10d} auf nachfolgendes Konto:

Beispielbank
IBAN: DE12 3456 7890 0000 1234 56
BLZ: 34567890

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
{ShopName}

In einer E-Mail sieht es dann wie folgt aus:

Sehr geehrte/r Max Mustermann,

leider konnten wir für die Bestellung mit der Bestellnummer 12345 und der Rechnungsnummer RN-1234567-2020 vom 01.01.20202 noch keinen Zahlungseingang bei uns verzeichnen.

Bitte überweisen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag von 24,99 € bis spätestens 15.02.2020 auf nachfolgendes Konto:

Beispielbank
IBAN: DE12 3456 7890 0000 1234 56
BLZ: 34567890

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
Beispielshop

Nachdem du den Benachrichtigungstext angelegt hast, kann du eine Regel anlegen, die diesen Benachrichtigungstext versendet, sobald die Bestellung den Status "1. Mahnung" erhält. Die Regel kannst du unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "Regeln" anlegen. Die Regel sieht dann wie folgt aus:

  • Auslöser: Bestellstatus geändert (1. Mahnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden (*) (Wähle den zuvor erstellten Benachrichtigungstext aus. Außerdem soll eine Blindkopie in unserem Beispiel an unsere Buchhaltung gesendet werden)

Nach dem gleichen Prinzip wie bei der 1. Mahnung funktioniert natürlich auch das Versenden der 2. Mahnung. Hierfür musst du einfach nur überall da, wo wir in unserem Beispiel "1. Mahnung" als Status gesetzt haben, den Status "2. Mahnung" setzen.

Wenn man eine Stornorechnung bei Import einer Gutschrift aus einem Shop automatisch erzeugen möchte, ist eine Regel wie diese notwendig. Möchtest du jetzt auch noch einen automatischen Statuswechsel hervorrufen, kannst du die obenstehende Regel um die Aktion "Den Status der Bestellung ändern" ergänzen: 

Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang versenden

Eine etwas komplexere Lösung für das Versenden von Zahlungserinnerungen ist das Versenden einer Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang. Eine ausführliche Anleitung, wie du die dazugehörigen Regeln anlegen kannst, findest du hier.

How To Video: Stornorechnungen und Mahnungen versenden

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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