Eigene Exportdefinition anlegen

Neben den festen, von Billbee vorgegebenen Exportformaten, kannst du auch deinen eigenen Aufbau von Datenexporten festlegen und verwenden. Wie du ein eigenes Exportformat anlegst, findest du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung von eigenen Exportformaten

Unter Einstellungen / Datenexporte findest du alle bekannten und bereits voreingestellten Datenexportformate, die Billbee anbietet. Scrollst du in der Liste nach rechts, findest du dann den Reiter "Eigene Exporte". Über den Button "Neu" in dem Reiter kannst du dann mit der Einrichtung eines eigenen Exportformats beginnen.

Billbee öffnet dann eine neue und leere Formatdefinition, wo du alle relevanten Daten eingeben musst. Zuerst musst du einige Grundeinstellungen für den Datenexport festlegen.

1
Name: Vergib einen Namen für dein Exportformat. Der Name dient zur Identifikation des Formats in Auswahllisten.
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Typ: Wähle aus, welche Daten exportiert werden sollen. Momentan stehen Bestellungen (exportiert eine Zeile mit Angaben zur gesamten Bestellung), Bestellpositionen (exportierte eine Zeile pro Artikel), Kunden (*), Kundenadressen und Artikel zur Auswahl.
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Format: Aktuell steht ausschließlich der Export in eine CSV Datei zur Verfügung.
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Trennzeichen: Wähle ein Zeichen, welches die Daten in einer Zeile der CSV Datei trennt. In der Regel wird als Trennzeichen ein Semikolon oder ein Komma verwendet.
5
Datumsformat: Wähle aus, in welchem Format ein Datum ausgegeben werden soll. Zur Auswahl stehen TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT oder MM.TT.
6
Dezimaltrennzeichen: Leg fest, welches Trennzeichen bei Dezimalzeichen verwendet werden soll. In der Regel ist das ein Komma.
7
Zeichenkodierung: Wähle aus, welcher Zeichensatz in der Datei verwendet werden soll. Das betrifft vor allem die Kodierung der Sonderzeichen und Umlaute.
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Alle Werte in Anführungszeichen: Ist diese Option aktiviert, werden alle Werte in die von dir weiter unten anzugebenden Anführungszeichen gesetzt. Die Anführungszeichen müssen nicht " sein, du kannst ein beliebiges Zeichen festlegen.
9
Spaltentitel ausgeben: Ist diese Option aktiviert, werden auch die Spaltentitel ausgegeben. Ist die Option nicht aktiviert, werden keine Spaltentitel in der CSV-Datei aufgeführt.

Nachdem du die Einstellungen für dein eigenes Exportformat vorgenommen hast, kannst du die Spalten, die dein Export enthalten soll, auswählen. Hierfür kannst du die gewünschten Spalten aus dem Bereich "Verfügbare Spalten" in den Bereich "Zugewiesene Spalten" per Drag-and-drop ziehen. Die verfügbaren Spalten passen sich immer an den Typ (Bestellungen, Bestellpositionen, Kunden (*), Kundenadressen oder Artikel) an, da es bei unterschiedlichen Typen auch unterschiedliche verfügbare Spalten gibt. Nachdem du die gewünschten verfügbaren Spalten in die zugewiesenen Spalten gezogen hast, kannst du zudem über die drei Striche rechts neben dem Spaltennamen noch die Reihenfolge der Spalten ändern.

Wenn du die Formatdefinition jetzt speicherst, ist sie ab sofort als Export verfügbar.

Anwendungsmöglichkeiten für eigene Exportformate

Durch die flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten der Exportformate kannst du dir deine eigenen Berichte zusammenstellen, die du dann bspw. in Excel weiter auswerten kannst. Oftmals von unseren Kund:innen genutzte Formate sind die folgenden:

Eigenes Exportformat für Inventur

Hierfür verwendest du den Exporttyp “Artikel” und fügst die Spalten Titel, SKU/Artikelnummer, Einkaufspreis, Lager (Nr.) verfügbar (für Ausgabe des aktuellen Lagerbestands) und gegebenenfalls weitere im Bericht gewünschte Informationen hinzu. Am Stichtag kannst du dann die Artikel in dem angelegten Exportformat für die Inventur exportieren und in bspw. Excel mit wenigen Klicks Auswertungen wie den Einkaufswert mal Lagerbestand zur Ermittlung des aktuellen Warenwerts vornehmen.

Ermittlung Umsatz je Verkaufskanal

Eine weitere beliebte Anwendungsmöglichkeit eigener Exporte ist das Erstellen eines Exportformats zur Auswertung von Verkäufen je Kanal (Shop/Marktplatz). Dazu erstellst du ein Exportformat des Typs “Bestellungen” und fügst die Spalten Gesamtpreis Netto/Brutto, Shopname und weitere gewünschte Felder hinzu. Anschließend kannst du deine Bestellungen in der Bestellübersicht über die Export-Wolke für den gewünschten Zeitraum exportieren und weitere Auswertungen in bspw. Excel vornehmen.

Ermittlung Umsatz je Land

Um einen Bericht zu erstellen, indem du deine Bestellungen je Land sortieren kannst, legst du ein eigenes Exportformat des Typs “Bestellungen” an. In dem Exportformat kannst du dann die Spalten Gesamtpreis Netto/Brutto, die Umsatzsteuerbeträge und Sätze, die Lieferadresse Land, sowie weitere gewünschte Felder hinzu. Weitere Auswertungen und die Berechnung der Umsätze je Land können dann in bspw. Excel vorgenommen werden. Diese Auswertung kann dich unterstützen die Lieferschwelle zu überwachen oder Auswertungen für deine OSS-Meldungen zu erstellen.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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