Informationen für deine Verfahrensdokumentation

Wenn du Billbee für dein Online-Business nutzt, arbeitest du mit einem System, das viele deiner Geschäftsabläufe digitalisiert. Für deine Verfahrensdokumentation – ein gesetzlich vorgeschriebenes Verzeichnis deiner steuerrelevanten Prozesse – sind daher auch die technischen Details deiner eingesetzten Software wichtig.

Dieser Hilfeartikel liefert dir genau die technischen Eckdaten zu Billbee, die du für den IT-Teil deiner Verfahrensdokumentation benötigst. Wir fassen die relevanten Informationen zusammen, die dir dabei helfen, die Nutzung von Billbee in deinen eigenen internen Abläufen korrekt und nachvollziehbar zu beschreiben. Damit bist du bestens vorbereitet, wenn es um die Dokumentation deiner digitalen Prozesse geht.

Allgemeine Angaben zur Software

Name der Software: Billbee

Hersteller / Anbieter: Billbee GmbH, Arolser Str. 10, 34477 Twistetal

Version: Ändert sich durch Updates bis zu viermal die Woche.

Serverstandort: Deutschland

Verwendungszweck im Unternehmen: Bspw. Verarbeitung von Kundenaufträgen, Rechnungserstellung, Erstellung von Versanddokumenten, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung

Schnittstellen: Eine aktuelle Liste kann jederzeit hier eingesehen werden.

Benutzerhandbuch: hilfe.billbee.io

Technische Details

Systemanforderungen (z. B. Serverbetriebssysteme, Datenbanksoftware):

Notebook oder Desktop-Computer (keine Optimierung für mobile Endgeräte)
Min. 1 GHz Prozessor
Min. 2 GB Arbeitsspeicher
Bildschirm / Grafikkarte: Auflösung min. 1024x768 Pixel

Internetfähiges Betriebssystem: z. B. Microsoft Windows XP oder neuer, Mac OS X oder Linux

Internetanschluss: mind. DSL 1000 / 1 Mbit oder äquivalent

Die Funktionalität bzw. Leistung der Applikation kann je nach Systemkonfiguration und verwendeter Hard- und Software unterschiedlich ausfallen.

Anforderungen an die Zugriffssoftware:Aktueller, moderner Javascript-fähiger Internetbrowser: z. B. Google Chrome, Mozilla Firefox oder Apple Safari

Installationsart: Cloud-basiert

Schnittstellen: API, Dateiexportformate, Anbindung an Drittsysteme

Sicherheitsfunktionen: Benutzerrechteverwaltung, Passwortrichtlinie, Zwei-Faktor-Authentifizierung

Buchführungsrelevanz / GoBD-Relevanz

Art der erfassten Daten: Auftragsdaten, Buchhaltungsdaten, steuerrelevante Dokumente, Warenbestände

Aufbewahrung / Archivierung: Die Archivierung der Belege erfolgt nicht in Billbee. Belege können an externe Systeme (bspw. DATEV) zur Archivierung übertragen werden.

Protokollierung / Nachvollziehbarkeit: Änderungsprotokolle sind teilweise im Frontend (bspw. in den Bestellungen) ersichtlich; weitere Nachvollziehbarkeit in unternehmensinternen Logs von Billbee für einen Zeitraum von max. 30 Tagen.

Exportmöglichkeiten für Betriebsprüfer: CSV, PDF, XLS, XLSX