DATEV Buchungsdatenservice mit Billbee verbinden
Du hast die Möglichkeit, DATEV direkt an Billbee anzubinden und deine Daten automatisiert zu exportieren. Wie genau das funktioniert, erklären wir in diesem Hilfeartikel.
In diesem Artikel
Voreinstellungen
Um die Anbindung an den DATEV Buchungsdatenservice nutzen zu können, muss dieser zunächst bei DATEV beantragt werden. Die Beantragung erfolgt über folgenden Link:
https://www.datev.de/web/de/mydatev/datev-cloud-services/buchungsdatenservice-einrichten/
Außerdem benötigst du die DATEV Beraternummer und Mandantennummer. Die Nummern erhältst du von deinem Steuerberater. Nutzt du in Billbee bereits den DATEV Erlösexport, kannst du die Nummern von dort übernehmen.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Sobald der Buchungsdatenservice bei DATEV freigeschaltet ist und du deine Berater- und Mandantennummer hast, kann die Einrichtung in Billbee losgehen.
Gehe über "Einstellungen" in das Menü "Buchhaltung & Mahnwesen", klicke auf "+" und wähle "DATEV Buchungsdatenservice Account hinzufügen" aus.
Jetzt öffnet sich ein Dialog, in welchem du deine DATEV Beraternummer und deine Mandantennummer eintragen musst:
Nachdem du erfolgreich die korrekten Daten eingetragen hast, klickst du auf "Weiter" und wirst zu DATEV weitergeleitet.
Solltest du noch nicht eingeloggt sein, müsstest du dich jetzt einloggen. Auf der folgenden Seite musst du nun Billbee den dauerhaften Zugriff gewähren, indem du auf "Ich stimme zu" klickst.
Anschließend wirst du dann zurück zu Billbee geleitet. Hier trägst du die Daten wie folgt ein:
- 1
- Name: Trage hier den gewünschten Namen für die Anbindung ein.
- 2
- Startdatum: Setze ein Datum ein, ab welchem die Verbindung aktiv werden soll.
- 3
- Shops: Du kannst einschränken, ob Bestellungen nur von bestimmten Shops oder von allen Shops übertragen werden sollen. Klickst du in dieses Feld, dann erhältst du eine Übersicht deiner angebundenen Shops und Marktplätze. Du musst hier aber mindestens eine Shopverbindung auswählen, damit die Übertragung funktioniert.
- 4
- Status: Wähle aus, in welchem Status sich die Bestellung befinden soll, wenn sie übermittelt wird. Bedenke hierbei, dass es nicht darum geht, dass sich die Bestellung jemals in diesem Status befunden hat, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung zu DATEV in diesem Status ist. Daher ist es ratsam, dass du mehrere Status wählst, in denen sich Bestellungen länger oder sogar final befinden (bspw. bezahlt, versendet und abgeschlossen). Du musst hier mindestens einen Status ausgewählt haben, damit die Übertragung funktioniert.
Hier wird dir als Erstes der Hinweis ausgegeben, von dem die Autorisierung der Anbindung genehmigt wurde und wie lang diese noch gültig ist.
Jetzt nimmst du in diesem Reiter die Einstellungen zu deinen Konten vor. Hast du in Billbee bereits einen DATEV Erlösexport konfiguriert, kannst du die Informationen von dort (manuell) übernehmen.
Welche Einstellungen genau du hier wie vornehmen solltest, wird Hier noch einmal erklärt.
Die Option "Rechnungsdokumente als PDF hochladen" sollte aktiviert bleiben, wenn du die Belegbilder in DATEV mit erfassen möchtest. (Bitte beachte dazu folgenden Hinweis!)
Wichtig: Möchtest du, dass über die Schnittstelle des Buchungsdatenservice in DATEV zusätzlich zum Belegbild auch der Käufername etc. bereitgestellt wird, müsstest du diese Informationen als Platzhalter in den Belegfeldern pflegen.
Hast du alle Einstellungen entsprechend vorgenommen, klickst du auf "Verbindung testen" und anschließend auf "Speichern".
Die Anbindung ist jetzt erfolgreich eingerichtet.
Wichtig / zu beachten
Datenabruf durch Steuerberater:in
Dein Steuerbüro sollte in DATEV deine Daten direkt aus dem "DATEV Rechenzentrum" ziehen und nicht aus dem "Unternehmen Online", da dort gegebenenfalls Daten (wie bspw. Käufername) fehlen können.
Dokumententyp
Bei der Übergabe der Daten an DATEV wird nicht der Dokumententyp "Rechnungsausgang" gesetzt. Dies ist eine Empfehlung von DATEV, da an diesem Dokumententyp auch Automatisierungen auf Seiten von DATEV hängen. Die an DATEV übermittelten Belege sind in "Unternehmen online" auffindbar.
Kosten
Für den Datenspeicher beim PDF-Upload der Belegbilder /Rechnungen entstehen bei DATEV monatliche Kosten, informiere dich bitte über diese direkt bei DATEV.
Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung
| Fehlercode/-meldung | mögliche Bedeutung | Lösung |
| The remote server returned an error: (403) Forbidden | Diese Meldung tritt dann auf, wenn beim Anstoß des manuellen Exports zum DATEV Buchungsdatenservice, die Anzahl der zu exportierenden Bestellungen zu hoch ist. |
Reduziere die Anzahl der zu exportierenden Bestellungen. |
How To Video: DATEV Buchungsdatenservice mit Billbee verbinden
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